Odbor kancelář primátora
Odbor kanceláře primátora se stará o organizaci kulturních akcí, o propagaci města a veškeré aktivity spojené se zahraniční spoluprací města. Zajišťuje vydávání městského zpravodaje Hláska, stará se o webovou prezentaci města a komunikaci na sociálních sítích. Pod odbor kancelář primátora organizačně spadá také tiskový mluvčí města koordinující veškerou komunikaci s novináři a asistentky primátora, náměstků a tajemníka. Odbor zajišťuje také provoz Turistického informačního centra Opava.
Kontakty odboru
Mgr. Jana Foltysová
Vedoucí odboru
Telefon: 553756235
Email: jana.foltysova@opava-city.cz
Budova: Horní náměstí 69
Patro: 3. patro
Kancelář: kancelář č. 63
Oddělení
Oddělení komunikace
- zajišťuje mediální komunikaci města včetně koordinace opavského televizního vysílání, organizaci tiskových konferencí a vyhodnocování publicity a monitoring tisku, organizuje setkání vedení města s veřejností,
- zajišťuje a koordinuje komunikaci města s veřejností prostřednictvím sociálních sítí, dále prostřednictvím mobilního marketingu a newsletteru,
- podílí se na prezentaci města (včetně jeho orgánů) a jeho činnosti na webových stránkách města a sociálních sítích města,
- zajišťuje a koordinuje agendu spojenou s vydáváním městského zpravodaje Hláska,
- je garantem obsahu webu města, na jehož rozvoji se podílí ve spolupráci s odborem informatiky,
- zajišťuje komunikaci s veřejností v rámci krizového a bezpečnostního štábu,
- zajišťuje fotografování a grafické práce dle požadavků vedení města.
Referent zahraniční spolupráce a marketingu
- koordinuje a zajišťuje veškerou zahraniční spolupráci města včetně projektů mezinárodního charakteru,
- vede cizojazyčnou korespondenci města a zodpovídá za její vyřízení,
- zajišťuje tlumočnické a překladatelské služby pro potřeby města,
- komunikuje a spolupracuje s velvyslanectvími, konzuláty a dalšími mezinárodními institucemi sídlícími v České republice,
- buduje marketingovou značku města, zajišťuje aktualizaci loga města,
- vytváří a aktualizuje Manuál jednotného vizuálního stylu města a kontroluje jeho dodržování,
- zabývá se marketingem města, zejména stanovením konkurenčních výhod města, prezentaci města pro možné nové obyvatele a budováním kladného vztahů občanů k městu.
Oddělení Turistického informačního centra
- vytváří koncepci rozvoje cestovního ruchu města a činnosti TIC,
- sleduje a navrhuje možnosti financování činnosti aktivit cestovního ruchu a TIC z externích zdrojů včetně zpracování žádostí o dotace ve spolupráci s odborem rozvoje města a strategického plánování,
- vytváří specifické produkty cestovního ruchu propagující turistický potenciál města,
- spolupracuje se spolkem Turistická oblast Opavské Slezsko a s okolními informačními centry, s institucemi a podnikatelským sektorem činnými v oblasti cestovního ruchu,
- podílí se na tvorbě plánu propagace města a na přípravě edičního plánu města a realizaci aktivit z nich,
- sestavuje plán nejvýznamnějších kulturních akcí města na kalendářní rok,
- zajišťuje, organizuje a realizuje akce města včetně zadávání jejich propagace,
- podílí se na prezentaci města na veletrzích a turisticky zajímavých akcích,
- zdarma či za úplatu poskytuje informace o městě a regionu, jakož i zprostředkovatelské služby v oblasti cestovního ruchu a kultury, dále průvodcovské a kopírovací služby,
- zajišťuje výstupy na městskou věž Hláska pro širokou veřejnost a organizované skupiny,
- spravuje sklad propagace odboru a sklad zboží pro prodej v TIC,
- zajišťuje organizaci a realizaci brigád a praxí studentů v TIC,
- zpracovává a aktualizuje informace pro webové stránky města a profily na sociálních sítích v příslušných oblastech činnosti.
Referent na úseku prezentace města
- zajišťuje propagaci města prostřednictvím propagačních materiálů, masmédií, internetu,
- zajišťuje souhrnné práce při realizaci úkolů v oblasti prezentace města a vnějších vztahů,
- řídí a realizuje ediční činnost města,
- organizuje Vánoční a Velikonoční trhy, oslavy a významné akce.
Samostatné pracoviště projektový manager
- Komplexní koordinace projektů – Provádí koordinaci realizace krátkodobých, střednědobých a dlouhodobých projektů a programů SMO, s důrazem na efektivní a včasnou realizaci.
- Plánování, organizace a kontrola – Zodpovídá za plánování, organizování a kontrolu všech fází projektů, s cílem dosáhnout stanovených projektových cílů ve stanoveném termínu a v rámci přiděleného rozpočtu.
- Projektové řízení ve všech fázích – Řídí projekty od jejich inicializace až po vyhodnocení. Zajišťuje správnou realizaci projektů v souladu s metodikou projektového řízení.
- Koordinace týmů – Organizuje a koordinuje projektové aktivity včetně pravidelných schůzek členů projektových týmů, a to jak na operativní, tak na strategické úrovni.
- Analýzy a návrhy na zlepšení – Provádí analýzu, vývoj a navrhuje zlepšení či optimalizaci procesů a postupů v rámci přidělených projektů, aby byly zajištěny jejich vyšší efektivita a úspěšnost.
- Koordinace komunikace napříč obory – Zajišťuje koordinaci projektových cílů a efektivní komunikaci mezi jednotlivými obory MMO, čímž zajišťuje plynulý tok informací a správné nastavení projektových aktivit.
- Identifikace a odstraňování překážek – Provádí identifikaci potenciálních problémů, nedostatků a překážek, které mohou bránit úspěšné realizaci projektu. Aktivně se zaměřuje na jejich eliminaci a prevenci.
- Implementace nápravných opatření – Ukládá nápravná opatření, kontroluje jejich plnění a zajišťuje jejich efektivní implementaci v rámci projektového týmu.
- Řízení rozpočtu projektu – Spolupracuje se zadavatelem projektu na správě a řízení rozpočtu. S jeho souhlasem je oprávněn odsouhlasit případné změny rozpočtu, aby byla zachována finanční stabilita a optimální alokace zdrojů.
- Reportování a komunikace se zadavatelem – Pravidelně reportuje stav projektů zadavateli projektu a vedení SMO, poskytuje detailní přehled o pokroku a výkonech projektových aktivit.
Samostatné pracoviště sportu
- podílí se na sestavení plánu nejvýznamnějších sportovních akcí za kalendářní rok,
- organizuje významné sportovní akce pořádané městem včetně propagace,
- organizuje sportovní akce v rámci setkání sportovců partnerských měst,
- vykonává pořadatelskou a organizační činnost při sportovních akcích pořádaných městem,
- aktualizuje plán rozvoje města v oblasti sportu
- spolupracuje se sportovními institucemi města, školami, zájmovými spolky,
- vykonává informační činnost v oblasti sportu směrem k veřejnosti a mapuje sportovní aktivity v regionu,
- ve spolupráci s odborem majetku SMO připravuje analýzu městských sportovišť včetně popisu jejich technického stavu, specifikace a vyčíslení finančních nákladů na nutné opravy,
- ve spolupráci s odborem majetku a odborem investic SMO zpracovává dovybavení veřejných sportovišť v majetku města, která nejsou ve správě příspěvkových organizací zřizovaných městem,
- spolupracuje s pracovníky v oblasti sportu z jiných měst a obcí,
- zpracovává podklady pro vyhodnocení grantové soutěže města v oblasti sportu,
- připravuje stanoviska k žádostem či stížnostem z oblasti sportu,
- jako garant se účastní jednání Sportovní komise RMO, připravuje podklady na jednání Sportovní komise, zpracovává zápis z jednání komise a závěry předkládá RMO,
- zodpovídá za zpracování podkladů pro jednání a plnění opatření Rady a Zastupitelstva Statutárního města Opavy v oblasti sportu,
- spolupracuje se Slezským fotbalovým klubem Opava, Basketbalovým klubem Opava a Hokejovým klubem Opava oblasti mládežnických kategorií
Administrativní pracovník
- vyřizuje objednávky, faktury a vede skladovou evidenci propagačních předmětů